Cómo reducir los cargos innecesarios por detención y demora

Gestionar los costes de la cadena de abastecimiento puede ser crucial para mantener la rentabilidad de una empresa. Entre los diversos gastos involucrados en el transporte global, los cargos por detención y demora pueden acumularse rápidamente —especialmente si no se gestionan de manera efectiva—. ¿Cuáles son exactamente estos cargos?

Definición de tarifas portuarias: detención, demora y tiempo de espera

En los Estados Unidos, los cargos por detención se refieren a las tarifas que se incurren cuando los contenedores se retienen fuera de la terminal más allá del tiempo libre asignado para la carga o descarga. Esto puede suceder si los contenedores se retrasan en sus instalaciones o depósitos.

Los cargos por demora, por otro lado, son los costes asociados con el mantenimiento de los contenedores en el puerto más allá del período libre permitido para la carga o descarga. Esto suele ocurrir cuando hay retrasos en el despacho de aduanas o cuando la carga no se recoge rápidamente en la terminal.

Las tarifas portuarias también pueden incluir cargos por tiempo de espera. Estas se acumulan cuando un contenedor o buque está inactivo y no se carga o descarga activamente si excede el tiempo libre permitido por el puerto. 

Por qué existen las tasas portuarias: la clave para agilizar las operaciones

Este tipo de cargos están diseñados para incentivar las operaciones oportunas y el uso eficiente de los contenedores y el espacio portuario, lo que ayuda a evitar retrasos y congestión. Al cobrar por el uso excesivo de espacio y equipos, los puertos garantizan que los recursos estén disponibles donde se necesitan y mantener el flujo de las mercancías.

Sin embargo, cuando no se gestionan de manera efectiva, estas tasas portuarias pueden acumularse rápidamente, generando costes inesperados que reducen sus márgenes de ganancia. Además, los retrasos en el envío y la recepción pueden causar un efecto dominó en toda su cadena de abastecimiento, lo que lleva a plazos incumplidos, clientes insatisfechos y relaciones tensas con los proveedores de servicios.

5 estrategias que pueden reducir los costes adicionales de la detención y la demora

Estos pasos prácticos pueden ayudar a reducir la posibilidad de cargos innecesarios por detención y demora, lo que le ayuda a optimizar las operaciones de su cadena de abastecimiento y mantener la rentabilidad.

1. Configure las ubicaciones de envío y recepción para garantizar el éxito

Los transportistas/consignatarios tienen la responsabilidad de hacerse cargo de ciertas partes de la cadena de abastecimiento. La manera en que gestionen estas partes influirá en los cargos adicionales que puedan enfrentar. Por ejemplo, si sus mercancías importadas tardan más de tres horas en descargarse o si tienen limitaciones de personal por las tardes debido al espacio compartido del depósito para los cumplimientos y la carga entrante, pueden enfrentar más cargos por detención, demora y almacenamiento.

Por otro lado, si pueden aceptar horarios de recepción abiertos o citas flexibles, en lugar de aplicar penalidades severas o reprogramaciones por no cumplir con ventanas de 15 minutos, es posible que estos cargos —así como las tarifas de almacenamiento— disminuyan.

Asegúrese de que sus instalaciones estén equipadas para manejar su carga de manera eficiente. Esto incluye contar con el equipo necesario, personal capacitado y procedimientos claros.

Mejores prácticas:

• Capacite al personal en el manejo de envíos de manera rápida y segura.
• Realice auditorías periódicas de las instalaciones para identificar áreas de mejora.
• Implemente soluciones tecnológicas, como sistemas de gestión de almacenes (WMS), para realizar un seguimiento y gestión del inventario.

2. Agrupe servicios internacionales

La agrupación de servicios internacionales puede reducir significativamente la complejidad y los costes en su cadena de abastecimiento. Al consolidar servicios como el transporte de mercancías, el agente de aduanas y el almacenamiento con un solo proveedor, obtiene un mejor control y coordinación.

Considere la posibilidad de alinear su transporte marítimo, el despacho de aduanas y la carga marítima a través de una única relación sólida en la cadena de sabastecimiento. Al trabajar con el agente de carga adecuado, puede despachar previamente las mercancías, lo que puede ayudar a garantizar que los contenedores no permanezcan innecesariamente, consumiendo su tiempo libre en la terminal.

Las transferencias internas en un sistema pueden mitigar el riesgo de ralentizaciones y ayudar a controlar sus cargos de detención y demora, además de que agregan visibilidad ascendente a su carga mientras está en tránsito.

Mejores prácticas:

• Considere la posibilidad de negociar paquetes de servicios agrupados para aprovechar los ahorros de costes.
• Elija un proveedor de logística con servicios internacionales integrales.

3. Confíe en la experiencia de su proveedor de cadena de abastecimiento

Un proveedor de calidad, como C.H. Robinson, tendrá sólidas relaciones con los transportistas marítimos y la capacidad de acarreo marítimo. Con estas relaciones, el proveedor adecuado puede ofrecer soluciones personalizadas, como entregas aceleradas y seguimiento de su último día libre para ayudar a mitigar las tarifas de demora, detención y almacenamiento.

Mejores prácticas:

• Seleccionar un proveedor con trayectoria comprobada en la industria.
• Participar en revisiones estratégicas periódicas para identificar y abordar posibles problemas.

4. Comprenda el mercado, las tarifas diarias y los términos de su contrato

Mantenerse informado sobre las condiciones del mercado, las tarifas diarias y los términos específicos del contrato es crucial. Este conocimiento le permite anticiparse a las fluctuaciones y negociar mejores términos con los operadores y proveedores de servicios. Familiarícese con estos términos para ayudar a evitar costes fuera del período.

C.H. Robinson ofrece un programa de tarifas de detención por debajo del mercado y facturación proactiva para minimizar las facturas y los costes adicionales. Si tiene preguntas sobre los cargos, consulte a su transportista y recuerde que las tarifas de demora y detención deben ser por día y facturarse por contenedor.

Estar al tanto de las tendencias y tarifas actuales puede ayudarle a tomar decisiones informadas y evitar cargos inesperados.

Mejores prácticas:

• Revisar regularmente las actualizaciones del mercado de cargas y las novedades de la industria.
• Analizar sus datos de envío para identificar patrones y predecir el aumento de los tiempos de envío.

5. Sea consistente con la documentación y la comunicación

Mantenga registros detallados de los movimientos de carga, comunicaciones y facturas. La documentación clara es crucial para resolver disputas y garantizar un trato justo.

También es importante mantener una comunicación abierta con los operadores y las terminales. Si surgen circunstancias imprevistas que puedan provocar retrasos, la notificación anticipada es fundamental para negociar extensiones o acuerdos alternativos.

Si tienen puntos de contacto con corredores, transportistas, conductores, consignatarios y agentes de carga, asegúrense de que todos se comuniquen entre sí mientras el contenedor viaja hacia o desde su destino.

Mejores prácticas:

• Usar herramientas digitales para administrar y compartir documentos en tiempo real.
• Implementar un proceso de documentación estandarizado en toda su organización.
• Establecer protocolos de comunicación regulares con operadores, proveedores y clientes.

Conclusiones: Gestione de forma proactiva la detención y la demora

Reducir los cargos innecesarios por detención y demora requiere un enfoque estratégico que abarque una gestión eficiente de las instalaciones, servicios agrupados, relaciones con expertos, conocimiento del mercado y documentación consistente.

Al seguir estos consejos e implementar las mejores prácticas que tengan sentido para sus necesidades, es posible optimizar las operaciones de su cadena de abastecimiento, reducir costes y mejorar la eficiencia general. Manténgase proactivo, bien informado y aproveche la experiencia de sus proveedores de la cadena de abastecimiento para sortear con éxito por las complejidades de la logística global.

¿Listo para comenzar? Contáctese con nuestro equipo de expertos hoy mismo para analizar cómo C.H. Robinson puede ayudarle a navegar, gestionar y minimizar las tasas portuarias innecesarias.