Comment réduire les frais de détention et de surestaries inutiles?

La gestion des coûts de la chaîne d’approvisionnement est primordiale pour le maintien de la rentabilité d’une entreprise. Parmi les différentes dépenses relatives au transport mondial, les frais de détention et de surestaries peuvent rapidement s’additionner, surtout lorsqu’ils ne sont pas gérés efficacement. Mais que sont ces frais?

Définition des frais de port : détention, surestaries et temps d’attente

Aux États-Unis, les frais de détention font référence aux frais encourus lorsque les conteneurs sont retenus à l’extérieur du terminal au-delà du temps libre alloué pour le déchargement ou le chargement. Cela peut se produire si les conteneurs sont retardés, que ce soit dans votre installation ou votre entrepôt.

Les frais de surestaries, en revanche, sont les coûts associés à la rétention des conteneurs au port au-delà de la période libre autorisée pour le chargement ou le déchargement. Cela se produit généralement lorsqu’il y a des retards dans le dédouanement ou lorsque le fret n’est pas ramassé rapidement au terminal.

Les frais de port peuvent également inclure des frais de temps d’attente. Ceux-ci s’accumulent lorsqu’un conteneur ou un navire est inactif et qu'il n’est pas activement chargé ou déchargé si le temps libre autorisé par le port est dépassé. 

Les frais de port sont la clé de la simplification des opérations

Ces types de frais sont conçus pour encourager l'exécution des opérations en temps opportun ainsi qu'une utilisation efficace des conteneurs et de l’espace portuaire, ce qui permet d’éviter retards et congestion. En facturant l’utilisation excessive de l’espace et de l’équipement, les ports s’assurent que les ressources sont disponibles là où elles sont nécessaires afin de maintenir une circulation fluide des marchandises.

Cependant, lorsqu’ils ne sont pas gérés efficacement, ces frais de port peuvent rapidement s’accumuler, ce qui entraîne des coûts inattendus qui grugent vos profits. Sans oublier que les retards dans l’expédition et la réception peuvent avoir un effet d’entraînement tout au long de votre chaîne d’approvisionnement, entraînant des échéanciers manqués, des clients insatisfaits et des relations tendues avec les fournisseurs de services.

Cinq stratégies qui peuvent réduire les coûts supplémentaires liés aux frais de détention et de surestaries

Ces mesures réalisables peuvent aider à réduire le risque de frais de détention et de surestaries inutiles, vous aidant à simplifier les opérations de votre chaîne d’approvisionnement et à en maintenir la rentabilité.

1. Configuration des lieux d’expédition et de réception pour les mettre sur la voie du succès

Les expéditeurs et destinataires doivent assumer certaines parties de la chaîne d’approvisionnement. La façon dont vous contrôlez ces parties dictera vos frais accessoires. Par exemple, si vos marchandises importées prennent plus de trois heures à décharger ou si vous avez des contraintes de personnel dans l’après-midi en raison de l’espace d’entrepôt partagé par rapport aux exécutions et au fret entrant, vous pouvez avoir plus de frais de détention, de surestaries et de stockage.

D’un autre côté, si vous pouvez accepter des fenêtres de réception ou de rendez-vous ouvertes, plutôt qu'avoir des pénalités sévères ou un report si vous dépassez les créneaux de 15 minutes, vous pouvez voir ces frais diminuer, de même que les frais de stockage.

Assurez-vous que vos installations sont équipées pour traiter votre cargaison efficacement. Cela comprend la mise en place de l’équipement nécessaire, du personnel formé et des procédures claires.

Meilleures pratiques :

• Former le personnel sur la manutention rapide et sécuritaire des envois.
• Effectuer des vérifications régulières des installations afin de cerner les points à améliorer.
• Utiliser des solutions technologiques, comme des systèmes de gestion d’entrepôt (WMS), pour faire le suivi et la gestion des stocks.

2. Regroupement des services internationaux

Le regroupement des services internationaux peut réduire la complexité et les coûts de votre chaîne d’approvisionnement. En regroupant des services comme l’expédition de fret, le courtage en douane et l’entreposage avec un seul fournisseur, vous obtenez un meilleur contrôle et une meilleure coordination.

Envisagez d’aligner votre factage maritime, votre dédouanement et votre cargaison maritime grâce à une seule relation solide avec la chaîne d’approvisionnement. En travaillant avec le bon transitaire, vous pouvez pré-dédouaner les marchandises pour vous assurer que les conteneurs ne sont pas en attente inutilement, ce qui gruge votre temps libre au terminal.

Les transferts internes sur un seul système peuvent atténuer le risque de ralentissement et aider à contrôler vos frais de détention et de surestaries, sans compter l'ajout de visibilité en amont à votre cargaison pendant le transit.

Meilleures pratiques :

• Envisagez de négocier des forfaits de services groupés pour profiter au maximum des économies de coûts.
• Choisissez un fournisseur de logistique offrant des services internationaux complets.

3. Compter sur l’expertise de votre fournisseur de chaîne d’approvisionnement

Un fournisseur de qualité, comme C.H. Robinson, entretiendra des liens solides avec les transporteurs maritimes et la capacité de factage maritime. En utilisant ces relations, le bon fournisseur peut offrir des solutions personnalisées, comme des livraisons accélérées et le suivi de votre dernière journée gratuite afin d'aider à atténuer les frais de surestaries, de détention et de stockage.

Meilleures pratiques :

• Choisissez un fournisseur ayant fait ses preuves dans votre secteur.
• Participez à des examens stratégiques réguliers afin de cerner et de régler les problèmes potentiels.

4. Compréhension du marché, des tarifs quotidiens et des conditions de votre contrat

Il est essentiel de rester à l'affût des conditions du marché, des tarifs quotidiens et des conditions spécifiques au contrat. Ces connaissances vous permettent d’anticiper les fluctuations et de négocier de meilleures conditions avec les transporteurs et les fournisseurs de services. Familiarisez-vous avec ces termes pour vous aider à éviter les coûts hors période.

C.H. Robinson offre même un programme de tarifs de détention qui offre des tarifs quotidiens inférieurs au marché et une facturation proactive pour minimiser les factures et les coûts supplémentaires. Si vous avez des questions sur les frais, demandez à votre transitaire et rappelez-vous que les taux de surestaries et de détention devraient être par jour et facturés par conteneur.

La connaissance des tendances et des taux actuels peut vous aider à prendre des décisions éclairées et à éviter des frais imprévus.

Meilleures pratiques :

• Examinez régulièrement les mises à jour du marché du fret et les nouvelles du secteur d'activité.
• Analysez vos données d’expédition pour identifier les modèles et prédire les délais d’expédition de pointe.

5. Constance en matière de documentation et de communication

Tenez des registres détaillés des déplacements de fret, des communications et des factures. Une documentation claire est essentielle pour résoudre les différends et assurer un traitement équitable.

Il est également important de maintenir une communication ouverte avec les transporteurs et les terminaux. Si des circonstances imprévues pouvant entraîner des retards surviennent, un préavis est essentiel à la négociation de prorogations ou d’autres arrangements.

Si vous avez des points de contact au niveau des courtiers, transporteurs, chauffeurs, destinataires et transitaires, assurez-vous qu’ils communiquent tous les uns avec les autres pendant que le conteneur se déplace vers ou depuis votre porte.

Meilleures pratiques :

• Utilisez des outils numériques pour gérer et partager des documents en temps réel.
• Mettez en œuvre un processus de documentation standard dans l’ensemble de votre organisation.
• Établissez des protocoles de communication réguliers avec vos transporteurs, fournisseurs et clients.

Aperçus de clôture : une gestion proactive des frais de détention et de surestaries

La réduction des frais de détention et de surestaries inutiles exige une approche stratégique qui englobe une gestion efficace des installations, des services groupés, des relations d’experts, une sensibilisation au marché et une documentation cohérente.

En suivant ces conseils et en mettant en œuvre les meilleures pratiques qui répondent à vos besoins, il est possible de simplifier les opérations de votre chaîne d’approvisionnement, de réduire les coûts et d’en améliorer l’efficacité globale. Restez proactif et informé, et tirez parti de l’expertise de vos fournisseurs de chaîne d’approvisionnement afin de naviguer avec succès dans les complexités de la logistique mondiale.

Prêt à commencer? Communiquez avec notre équipe d’experts dès aujourd’hui pour discuter de la façon dont C.H. Robinson peut vous aider à naviguer, à gérer et à minimiser les frais portuaires inutiles.